2
Nikada ranije u povijesti rada, timski rad nije bio toliko važan faktor za funkcioniranje uspješnih organizacija.
Uvođenje timova u organizacijsku strukturu dovodi do povećanja efikasnosti i kvalitete rada. Stvaranje i održavanje učinkovitog okruženja za timski rad zahtijeva usredotočenje na strukturne i ljudske aspekte organizacijskog života.
Timski rad dakle, predstavlja oblik koordinirane aktivnosti koju obavlja namjerno organizirana skupina ljudi tako da je podjela rada zasnovana na neposrednoj suradnji, kompetentnosti i stručnosti članova tima.
Sama efikasnost (definirana kao profitabilni potencijali u organizaciji) timskog rada temelji se na krajnjem rezultatu rada i na zadovoljstvu članova tima. Krajnji rezultat određen je kroz kvalitativna i kvantitativna postignuća tima, brzinu, zadovoljstvo korisnika i slične mjere definirane kroz timske ciljeve.
Zadovoljstvo članova tima se temelji na mogućnosti timskog načina rada da zadovolji osobne potrebe članova te da se radi toga poveća odanost timu. Efikasnost uzima u obzir i potencijal odnosno mogućnost napretka u efikasnosti tima u budućnosti.
Tri su glavne dimenzije izvrsnog timskog rada:
- usuglašenost članova tima oko vizije organizacije, svrhe i ciljeva tima te razumijevanje timskih uloga i kako djelovanje tima doprinosi uspjehu organizacije
- kvaliteta interakcija među članovima – otvorena komunikacija, prihvaćanje povratnih informacija, spremnost na konstruktivno rješavanje konflikata
- poticajna okolina u kojoj je poželjno riskirati, inovirati, učiti i raditi na smislenim zadacima, koja nagrađuje timske rezultate te razumije da su zadovoljni djelatnici ključna poluga uspjeha
Kako to da organizacije ne koriste više dobrobiti timskog rada? Možda zato što je i danas, jednako kao i prije, formiranje učinkovitih timova zahtjevan proces. Neki od zahtjevnih faktora uspješne uspostave timskog rada su:
1) Psihološke potrebe na osobnom nivou članova tima
Rad u timu omogućuje zadovoljenje socijalno-emocionalnih veza i potreba članova. To su, među ostalim potreba za:
- autonomijom (samoodređenjem)
- bliskošću
- afilijacijom
- postignućem
- pripadanjem
- samopotvrđivanjem.
Temeljni razlog zašto je ljudima često teško uspješno raditi u skupinama i timovima je psihološki konflikt potrebe za afilijacijom i izgradnjom bliskih odnosa, te potrebe za zadržavanjem distance i osobnih granica. Istodobna potreba za blizinom i udaljenosti u odnosu na druge utječe na izgradnju i kvalitetu odnosa među članovima tima, te na izgradnju povjerenja u timu. Nužno je na osobnom pa onda i na timskom nivou pronaći balans između labavih neučinkovitih veza i zagušujući odnosa s drugima ili uspostaviti ravnotežu privatnih i timskih uloga.
Svrhovit timski rad uključuje prilike za preuzimanje odgovornosti, moći i utjecaja te potencijalno i prilike za zadovoljenje potrebe za postignućem i samopotvrđivanjem. U isto vrijeme, neodređenost ishoda donosi rizik za pojedinca, što izaziva osjećaj straha i tjeskobe. Ukoliko se ove emotivne reakcije ne uzmu u obzir i konstruktivno kanaliziraju, rezultiraju aktiviranjem obrambenih mehanizama koji umanjuju tjeskobu ali sprečavaju stvarni timski rad. Fokus ostaje na neučinkovitim procesima i nepoticajnoj strukturi što samo omogućuje održavanja statusa quo.
Kako bi ljudi mogli dati najbolje od sebe u zahtjevnim situacijama na radnom mjestu, potrebno im je vođenje i podrška koja transformira strah i tjeskobu u produktivan rad.
2) Znanje i vještine formiranja funkcionalnih timova
Izgradnja učinkovitih timova započinje s kompozicijom tima, koja se odnosi na veličinu, izbor članova tima i timske uloge, a nastavlja se prolaskom i vođenjem novonastalog tima kroz neophodne razvojne faze do stadija razvijenog efikasnog tima.
Veličina tima
Tim treba biti dovoljno malen da omogući učinkovitu suradnju i donošenje odluka, a dovoljno velik da osigura različitost viđenja i perspektiva za probleme koje tim rješava. Optimalan broj članova tima je između 7 i 10.
Kod timova s više od 10 članova pada učinkovitost i formiraju se pod timovi te lakše dolazi do konflikata. Povećanjem broja članova smanjuje se mogućnost interakcije i međusobnog utjecanja te se posljedično umanjuje zadovoljstvo i motivacija članova tima.
Karakteristike i kompetencije članova tima
Tim bi trebali sačinjavati pojedinci koji posjeduju tri temeljne grupe znanja i vještina: tehnička (funkcionalna) znanja koja proizlaze iz obrazovanja i stručnosti, vještine rješavanja problema i donošenje odluka te socijalne vještine (upravljanje sobom, asertivnost, komunikacija, rješavanje sukoba, i sl.). Tek prisutnost i kombinacija svih navedenih temeljnih znanja i kompetencija kod članova može dovesti do efikasnog timskog rada.
Umjesto sličnosti koja dovodi do homogenosti, učinkovitije je da se članovi tima međusobno razlikuju i uzajamno nadopunjavaju; heterogenost timu omogućuje fleksibilnost, šire sagledavanje tema, problema i rješenja, sudjelovanje u kompletnom tijeku rada i kvalitetnije obavljanje zajedničkog posla. Heterogenost se odnosi i na karakteristike ličnosti članova tima, spol, stavove, prethodno iskustvo, stručnost i slično.
Uloge u timu
Za efikasno funkcioniranje tima potrebno da tim bude jednako orijentiran na zadatak kao i na socijalno emocionalna ponašanja članova. U svakom timu postoji potreba za različitim timskim ulogama, primjerice Belbin razlikuje 8 timskih uloga: kreativac, istraživač, poticatelj, usklađivač, procjenitelj, provoditelj, dovršitelj i graditelj tima. Skladan zbroj svih timskih uloga daje idealan tim, tj. tim koji će zaista imati velikih izgleda za uspjeh. To ne znači da trebamo imati 8 članova tima, jer i u manjim timovima, uloge se distribuiraju kroz afinitete i karakteristike različitih članova tima koji preuzimaju više od jedne uloge. Efikasni timovi imaju članove orijentirane na posao, kao i one sa socijalno-emocionalnim ulogama jer tek uz pravilnu ravnotežu ovih vrsta uloga tim će biti uspješan, a članovi tima zadovoljni.
Stadiji razvoja tima
Razvitak tima je dinamičan proces. Većina je timova u neprestanom stanju promjena. Da bi tim mogao biti učinkovit i efikasan, prvo mora postati tim. Još 1970. Tuckman je identificirao 4 stadija kroz koje mora proći tim da bi bio uspješan. To su formiranje, orijentiranje, izrastanje i završni stadij u kojem je tim razvijen. Svaki je stadij jednako vrijedan, kao dio planiranog puta ka timskoj zrelosti. Uslijed promjena članova tima, tim ponovno mora proći kroz sve razvojne stadije kako bi došao do svog najučinkovitijeg stadija.
Slika 1. Tuckmanov model razvoja tima
3) Grupna dinamika u timu
Procesi formiranja tima najčešće su pod utjecajem voditelja koji postavljaju timove, no unutar tima grupni procesi su najutjecajniji faktor veće timske efikasnosti. Kada smo pronašli odgovarajuću kompoziciju tima, ključna za uspjeh tima postaje grupna dinamika. Ona uključuje:
- orijentaciju zajedničkom cilju
- kohezivnost
- komunikaciju
- donošenje odluka
- radne zadatke i
- rješavanje konflikata.
Uloga voditelja je da kroz timsku svrhu i ciljeve potakne članove tima na iznalaženje načina kojima konstruktivno mogu unaprijediti suradnju i načine na koje rješavaju zahtjevne situacije. Mnogi timovi koriste neutralnog promatrača u svojim početnim susretima kako bi prepoznali i unaprijedili timsku dinamiku. Razvijeni timovi povremeno trebaju obnavljanje i poticaj u svojoj dinamici.
Kohezivnost
Karakteristika timova i njihove dinamike je visoka kohezivnost – to je složena dimenzija izražena kao privlačnost grupe za članove i njihova međusobna privlačnost, povezanost tima i otpornost na razjedinjavanje, odanost i privrženost članova timu, ciljevima i svrsi tima. Visoka kohezivnost pozitivno utječe na zadovoljstvo i moral članova tima te značajno utječe na ukupnu timsku efikasnost.
Potencija tima
Na grupnu dinamiku, odnosno efikasnost timskog rada utječe i potencija tima – ona predstavlja uvjerenje grupe da može biti efikasna, odnosno uvjerenje članova da se svojim sposobnostima mogu nositi s izazovima. Ako članovi tima smatraju da je potencija tima velika, vrlo je vjerojatno da će i učinkovitost tima biti visoka. Na potenciju utječu povratne informacija o rezultatima rada tima (ocjene voditelja, zadovoljstvo klijenata, zadovoljstvo ostalih članova organizacije koji surađuju s timom), unutarnji grupni faktori (znanja, vještine i sposobnosti članova, veličinu grupe, umor i stres) te vanjski faktori (raspoloživi radni materijal, povezanost ciljeva tima s ciljem organizacije, utjecaj voditelja i ugled koji tim ima u organizaciji).
Koliko god se trudili složiti kompoziciju najboljeg tima s najboljom kombinacijom kompetencija, kreirajući izvrsne uvjete za razvoj i napredovanje tima, očekujte promjene s razvojem grupne dinamike – neki članovi će morati ili željeti napustiti tim, a neki će procvjetati.
Stvaranje i održavanje učinkovitog okruženja za timski rad zahtijeva usredotočenje na strukturne (svrha, ciljevi, timske uloge) i ljudske aspekte organizacijskog života (timska dinamika, emocije, konflikti). Potrebno je zagrepsti ispod površine, uzeti u obzir individualne motive i potrebe te emotivne reakcije članova tima te ih konstruktivno usmjeriti ka ostvarenju svrhe i ciljeva tima. Najbolje od timova i pojedinaca dobijemo u poslovnom okruženju i kulturi u kojoj djelatnici osjećaju povezanost s organizacijskom misijom, vizijom, vrijednostima i strukturom, te su spremni doprinijeti organizacijskom uspjehu svojim radom.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
