1
Valjanim delegiranjem voditelji upravljaju svojim vremenom i oslobađaju ga za svoje druge odgovornosti.
Valjanim delegiranjem voditelji upravljaju svojim vremenom i oslobađaju ga za svoje druge odgovornosti. U isto vrijeme voditelji delegiranjem izazovnih zadataka zaposlenicima osiguravaju prilike za iskustveno učenje i izgradnju odnosa povjerenja. Oboje značajno doprinosi učinkovitosti i angažiranosti voditelja i zaposlenika te doprinosi gradnji organizacijske kulture kontinuiranog razvoja.
Poslovna uloga voditelja pokriva različita područja odgovornost uključujući i operativne zadatke, no primarna odgovornost voditelja je osigurati da timovi i djelatnici koje vode ostvaruju svoje poslovne ciljeve, kako bi organizacija ostvarila svoju misiju i viziju.
Kako bi dobili više vremena za planiranje, suradnju s drugima u organizaciji, praćenje rada, pružanje odgovarajućih povratnih informacija, razvojne prilike i podršku svojim zaposlenicima, voditelji delegiraju dio svojih odgovornosti djelatnicima. Osim toga, voditelji moraju posvetiti vrijeme vlastitom razvoju kroz kontinuirane edukacije i praćenje tehnologije i drugih inovacija relevantnih za njihovu industriju i njihovu organizaciju.
Delegiranje je proces raspodjele zadataka pojedincu ili timu za koje imamo jasno očekivani cilj ili rezultat unutar određenog vremenskog okvira. Voditelji delegiranjem povjeravaju svoj autoritet drugima za izvršavanje dijela svoje odgovornosti. Učinkoviti voditelji pažljivo izabiru koje od svojih odgovornosti će delegirati. Stvarna delegacija dodjeljuje odgovornost za ishode zajedno s ovlastima da se učini ono što je potrebno za postizanje željenih rezultata.
Kako to da voditelji ne delegiraju dovoljno?
- Mnogi voditelji nikad nisu bili obučeni/educirani kako delegirati
- Prisutno je uvjerenje da zaposlenici ne mogu obaviti posao dobro kao voditelj sam
- Prisutno je uvjerenje da je potrebno manje vremena za odraditi zadatak nego što je potrebno za prijenos odgovornosti na zaposlenika
- Voditelji smatraju da njihovi zadaci nisu primjereni za delegiranje
- Prisutno je uvjerenje da delegiranjem voditelji dodatno opterećuju svoje zaposlenike
- Prisutno je uvjerenje da zaposlenici ne žele dodatne odgovornosti
- Imali su loša prethodna iskustva
- Voditeljima nedostaje povjerenja u motivaciju zaposlenika i predanost kvaliteti
- Voditelji imaju potreba za kontrolom
- Voditelji imaju potrebu biti nezamjenjivi
- Voditelji vole raditi svoj posao ili neke od zadataka
Ponekad su razlozi voditelja za ne-delegiranje opravdani i situacijski uvjetovani, no delegiranjem odgovornosti zaposlenicima zapravo odašiljemo snažnu poruku o tome koliko imamo povjerenja u njihovu kompetentnost ili potencijal i koliko ih organizacija cijeni.
Kako uspješno delegirati?
Za uspješno delegiranje potrebno je izabrati primjeren zadatak, primjerenog zaposlenika (za taj zadatak) i primjereno vrijeme za delegiranje.
Pri delegiranju, uloga voditelja je iznijeti svrhu i razlog provedbe određenog zadatka, inicijative ili projekta, jasno iznijeti očekivanja glede kvalitete konačnog rezultata rada te definirati vremenski okvir realizacije. Voditelj osigurava potrebne resurse, prati realizaciju, daje povratne informacije i podršku zaposleniku kako bi uspješno ispunio zadatak. Uloga zaposlenika iznaći najbolje načine rješavanja zadatka i praćenja ostvarenja, te odgovorno pristupiti realizaciji odnosno radu u skladu s prethodno dogovorenim očekivanjima.
Nakon što su voditelji spremni delegirati određene odgovornosti, sljedeći korak je komunikacija s osobom koja je izabrana za rješavanje novo dodijeljene odgovornosti:
Licem u lice, jedan na jedan, bez vremenskog pritiska
Delegiranje zadatka zaposleniku je važna komunikacija i dobro je da ju zaposlenik tako i doživi - za nju se potrebo pripremiti, osigurati dovoljno vremena bez prekida.
Motivirajući
Važno je objasniti zašto je baš taj zaposlenik odabran za konkretno zaduženje te koja je svrha ili cilj zadatka te očekivani rezultat. Delegiranje podrazumijeva dvosmjernu komunikaciju i aktivno sudjelovanje zaposlenika u oblikovanju cilja kao poticaj za spremnije preuzimanje odgovornosti za ishod pri rješavanju samog zadatka (u skladu s razvojnim nivoom zaposlenika).
Potvrditi razumijevanje i predanost zaposlenika
Voditelji su odgovorni za komunikaciju tj. delegiranje te im je u interesu provjeriti kako je zaposlenik razumio delegirane odgovornosti. Najučinkovitije je postaviti otvorena pitanja i osigurati da je zaposlenik razumio definirane uvjete za ostvarenje zadatka, zna što točno treba biti njegov sljedeći korak te je motiviran za preuzimanje odgovornosti rješavanje tog zadatka.
Odrediti razinu autoriteta zaposlenika
Kako bi zaposlenik mogao uspješno rješavati delegirani zadatak, potrebno mu je dodijeliti ovlasti da učini što je potrebno za postizanje dogovorenog cilja. Kao voditelj, obavijestite sve koji trebaju znati da je odgovornost za taj zadatak prenesena na zaposlenika kako bi ste osigurali potrebnu suradnju u organizaciji pri njegovoj realizaciji.
Pratiti i voditi
Realizaciju i napredak ka cilju potrebno je redovno pratiti te pružiti primjereno vodstvo ako je potrebno (uključujući i dodatne razvojne metode primjerice trening, rad s mentorom ili coachem i sl.). Unesite kontrolne točke u kalendar i držite se rasporeda. Voditelji pružaju podršku i pomoć te povratne informacije zaposleniku kako bi pohvalili ono što je dobro učinjeno te kako bi podržali učenje i razvoj koji proizlazi iz iskustva rada na delegiranom zadatku.
Voditelji su odgovorni za učinkovitost i razvijanje svojih zaposlenika kako bi bili sigurni da su dobro osposobljeni za uspješno ispunjavanje svojih odgovornosti; odgovorni su za prepoznavanje potencijala i razvoj budućih voditelja te njihovih „nasljednika“. Valjanim delegiranjem voditelji upravljaju svojim vremenom i oslobađaju ga za svoje druge odgovornosti. U isto vrijeme voditelji delegiranjem izazovnih zadataka zaposlenicima osiguravaju prilike za iskustveno učenje i izgradnju odnosa povjerenja. Oboje značajno doprinosi učinkovitosti i angažiranosti voditelja i zaposlenika te doprinosi gradnji organizacijske kulture kontinuiranog razvoja.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
- https://www.forbes.com/sites/victorlipman/2013/06/03/the-secret-to-effective-delegation/#2f22821f6fd2
- https://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_98.htm
- https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2017/05/26/guidelines-on-how-to-delegate-effectively/#5ad440d283ae
- https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/organizational-and-employee-development/pages/delegateeffectively.aspx
