2
Komunikacijski proces u organizaciji odnosi se na sustave i načine koje organizacija koristi kako bi prenijela svoje poruke ključnim dionicima s ciljem ostvarenja poslovnih rezultata. Organizacijska komunikacija ima četiri osnovne funkcije (kontroliranje, motiviranje, emocionalno izražavanje i informiranje) te je ključna za uspješnu organizacijsku prilagodbu današnjim uvjetima poslovanja.
Komunikacija je sve što radimo. Samom svojom prisutnošću čovjek komunicira, a i sama riječ komunikacija doslovno znači: podijeliti, učiniti nešto općim, javnim ili zajedničkim.
Komunikacija se definira kao proces razmjene informacija, ideja i osjećaja verbalnim i neverbalnim sredstvima, koja su prilagođena društvenoj prirodi situacije.
Najjednostavniji model komunikacije obuhvaća odašiljatelja poruke ili informacije, kanal komunikacije te primatelja gdje je cilj dostaviti što je moguće točniju i neizmijenjenu poruku/informaciju. U tom sustavu, odašiljatelj kodira poruku u skladu s kanalom komunikacije i odašilje ju, ona prolazi kroz komunikacijski kanal i biva interpretirana (dekodirana) na primateljevoj strani. S obzirom na to kako je primatelj shvatio i interpretirao poruku, on odašilje pošiljatelju povratnu informaciju (feedback), što pošiljatelju omogućuje da procjeni uspješnost u odašiljanju poruke/informacije te da prilagodi kodiranje poruke ako je potrebno. Uspješnost komunikacije ovisi o smetnjama ili "šumu u komunikacijskom kanalu" koji utječu na sam prijenos, o percepciji sudionika procesa kao i o njihovoj komunikacijskoj kompetentnosti.
Komunikacijski proces je ključan dio svake organizacije, poslovanja i upravljačkog sustava; odnosi se na sustave i načine koje organizacija koristi kako bi prenijela svoje poruke ključnim dionicima s ciljem ostvarenja poslovnih rezultata. Njegova učinkovitost je postignuta kada pošiljatelj u potpunosti i točno emitira svoje zamisli i osjećaje te kada primatelj interpretira poruku upravo onako kako je pošiljatelj i htio te kada se obavlja uz što manju uporabu resursa i u što kraćem vremenu.
Sustav komunikacije u organizaciji podrazumijeva metodički i planski oblikovanu mrežu kretanja informacija kojom su povezani pojedinci, radna mjesta i organizacijske jedinice, a koji ujedno omogućuje i razmjenu informacija između organizacije i njezine okoline (kupaca, dobavljača, dioničara, i sl.).
Organizacijska komunikacija ima četiri osnovne funkcije, a to su kontroliranje, motiviranje, emocionalno izražavanje i informiranje.
Izvor: Robbins, P.S., Judge, A.T.: Organizacijsko ponašanje, 12. izdanje Mate d.o.o., 2009
Da bi organizacija uspješno djelovala i ostvarila svoju svrhu, ona treba održavati kontrolu nad svojim zaposlenicima, stimulirati njihov rad, omogućiti im izražavanje osjećaja te osigurati uvjete za samostalno donošenje odluka. Svaka komunikacijska interakcija koja se odvija unutar organizacije obavlja jednu ili više funkcija komunikacije, ali bez kontinuiranog i dobro organiziranog tijeka informacija (komunikacije), organizacija se suočava s operativnim problemima, osrednjom uslugom korisnicima i nezadovoljnim djelatnicima.
Uspješna komunikacija je osnova razvoja organizacije, posebno danas kada je
- imperativ kultura kontinuiranog razvoja zbog fundamentalnih promjena u načinu na koji organizacije upravljaju i izvršavaju posao,
- kada u kontinuirano promjenjivoj okolini, bujaju i uspijevaju organizacije koje se brzo i uspješno prilagođavaju potrebama i očekivanjima svojih ključnih dionika.
Organizacijski sustav komunikacije, baš kao i najjednostavniji komunikacijski model, mora osigurati kvalitetne poruke i informacije, valjane kanale sa što manje šuma te sustav povratne sprege, odnosno prikupljanje, analizu i prilagođavanje u skladu s dobivenim povratnim informacijama. Kultura primanja povratnih informacija i onoga što se s njima čini je u srži kulture kontinuiranog razvoja.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
- Building a Culture of Continuous Improvement, Deloitte, 2014
- Robbins, P.S., Judge, A.T.: Organizacijsko ponašanje, 12. izdanje Mate d.o.o., 2009
