2
Komunikacija u organizaciji je kompleksan sustav protoka informacija koji čine dva djelomično komplementarna sustava: mreža formalne i mreža neformalne komunikacije. I formalni i neformalni kanali komuniciranja su neophodni za uspjeh svake organizacije.
Komunikacija u organizaciji je kompleksan sustav protoka informacija koji čine dva djelomično komplementarna sustava: mreža formalne i mreža neformalne komunikacije.
Formalna komunikacija je planiran, sustavan i službeni proces prijenosa informacije u govornom i pisanom obliku, usklađen s potrebama organizacije (npr. organizacijske novine, bilteni, okružnice, poslovni izvještaji, oglasne ploče, razglas, interna televizija, sastanci, konzultacije, e-pošta, izvješća, oglašavanje imidža, online komuniciranje i sl.).
Formalnu komunikaciju stvara, potiče i ohrabruje sama organizacija, točnije njen menadžment jer je ona nužna za obavljanje poslova i njena struktura je usklađena sa strukturom organizacije. Stoga, s obzirom na smjer komunikacije možemo razlikovati vertikalnu prema gore i dolje, horizontalnu, lateralnu i dijagonalnu komunikaciju. Svaka organizacija mora pružiti veliku pažnju razvoju svoje formalne komunikacije i mora je stalno poticati i unaprjeđivati - komunikacijska kompetencija svih članova organizacije odredit će kvalitetu sadržaja i načina komuniciranja organizacijskih poruka.
Osim što svaka organizacija ima svoju formalnu strukturu, organizacije unutar sebe imaju i mnoštvo neformalnih organizacijskih struktura ili mreža, a to mogu biti skupine kolega ili prijatelja unutar nekog odjela ili pak skupine ili mreže prijatelja, kolega ili poznanika unutar čitave organizacije. Jasno je da su neformalne strukture sveprisutne i neizbježne.
Neformalna komunikacija slijedi neformalnu organizacijsku mrežu te se ostvaruje kroz bezbroj pojedinačnih i grupnih interakcija u radnom okruženju i u stalnom je stanju promjene – njezina struktura se naziva „vinova loza“. Najvažnije karakteristike „vinove loze“ su brzina prijenosa informacije koje putuju raznim kanalima i preko raznih članova, na različitim lokacijama prijenosa, u bilo koje vrijeme i na bilo kojem mjestu (za razliku od formalne komunikacije).
Bez obzira na to što neformalno komuniciranje ne slijedi unaprijed utvrđena pravila i smjer, ono je jednako važno kao i formalno jer se tim putem mogu prenositi važne informacije koje je menadžment izostavio u formalnim kanalima. Formalni i neformalni modeli se uvijek nadopunjuju sa ciljem prenošenja što većeg broja informacija kako bi se problemi riješili što brže i efikasnije.
Neformalna komunikacija osobnim kontaktima između djelatnika organizacije ima sljedeće učinke:
- pridonosi i stvaranju organizacijske kulture
- potiče osjećaj pripadnosti i jača povezanost među djelatnicima
- djelatnici se lakše nose s frustracijama, što dovodi do više motivacije i većeg zadovoljstva djelatnika na poslu
- odličan je izvor informacija o organizacijskoj klimi ili stavovima zaposlenika o određenim pitanjima
I formalni i neformalni kanali komuniciranja su neophodni za svaku organizaciju. Bez dobro organiziranih komunikacijskih kanala i korištenja snažnih aspekata svakog od njih, niti jedna organizacija ne bi mogla uspješno poslovati.
Literatura i preporuka za daljnje čitanje:
- Zvonimir Jurković: Važnost komunikacije u funkcioniranju organizacije, Ekonomski Vjesnik – stručni rad, 2012
- Michael J. Rouse , Sandra Rouse: Poslovne komunikacije: kulturološki i strateški pristup, Masmedia 2005.
